印章滥用风险高,怎样才能杜绝印章被滥用呢?

爱国小男孩
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企业印章被滥用隐藏着高风险。有数据显示,在企业经营风险中超六成的合同纠纷来源印章滥用。往往是因为印章管理不当,企业印章被加盖的未经审核、空白或虚假的合同文件上,从而引发的合同纠纷,给企业造成不可估量的经济损失。

什么情况下印章容易被滥用?

查阅了多起印章被滥用引发的实际案例后,发现凡是发生印章滥用的企业大多存在以下几种情况:

1、印章管理制度不健全。就是企业本身没有规范印章管理制度,印章可随意加盖,甚至不用进行用印审批、登记;亦或者是有制度,但未严格执行,人为的“投机取巧”,为了省事,随意加盖印章。

2、印章管理人员风险意识淡薄。虽然,有的企业和项目部管理者或印章管理员之间会签订内部协议“项目印章使用管理承诺书”,明确印章管理员的责任义务,增强其风险意识。但是,不会对第三人造成约束,所以印章管理员可能因为某些人情世故的原因,私自盖章或帮人开证明,如学校要求实习章,身份证明,薪资证明等。

3、印章管理技术落后。伴随各项技术落地应用,企业的管理模式不断升级,由早期的全线下、全人工管理模式向线上化、数字化、智能化转型。在这个过程中,不少企业没能跟上技术发展的步伐,导致传统的印章管理模式与先进的智能印章管理脱节,无法通过技术手段,对企业印章进行全流程监管,致使印章被滥用。

因此,企业需要借助新技术手段,重塑印章管理新模式。在印章使用过程中,做到有申请、有审批、有时间、有台账,做到用印前、用印中、用印后全流程监管,并记录用印信息,防止企业印章被滥用。

智能云章解决企业印章滥用问题

爱国小男孩首创的智能云章,能够兼容市场上常见的实体印章,原有印章不用改造和破坏,用户只需将实体印章整体嵌入到云章内,通过云章APP或web端进行基础设置后,就可以通过云章系统来管理印章、使用印章。对于企业来说,印章嵌入后是处于全面监管的状态,通过平台、客户端和智能终端设备,融合企业特定的印章管理流程,实现对印章无接触式管理。

企业印章管理员可通过云章客户端提交用印申请,按照流程通过审批后,可用云章终端进行盖章,当使用人按压云章终端盖章时,云章终端会自动采集盖章人和盖章文件的照片,同时上传至云平台。管理员可以实时查阅盖章记录,如果使用人加盖的文件与申请文件不一致,或者使用人员不同,或出现多盖等现象,管理员均可通过发送指令远程锁定云章终端,防止印章再次使用。

企业用户通过云章客户端,还可自行设置印章管理权限,设置审批、用章流程,根据需要切换用印模式,满足不同用印场景。通过4G/5G技术,融合物联网技术,让云章能够更快更安全的传输数据,从而为企业追溯印章使用记录,提供可靠的凭证,使印章滥用问题得到解决。

当下,企业正在由传统用印模式向数字化智能用印转型升级,需要一套既能满足传统的印章管理使用习惯,又能保障印章安全、提升用章效率的解决方案。爱国小男孩首创云章,就是利用先进技术,使用智能云章终端+客户端+云平台交互融合的方式,给实体印章装上一套“数字化、智能化”的高科技装备,并结合用户实际需求,帮助用户重塑印章管理模式,摆脱人工,提升效率,避免风险,解除企业印章监管的困扰!