企业印章是指企业刻制的以文字、图记表明主体同一性的公章、专用章,它是企业从事民事活动、行政活动的符号和标记。企业印章是企业身份和权力的证明。盖有企业印章的文件,是受法律保护的有效文件,同时意味着企业对文件的内容承担法律责任。许多公司都或多或少存在着管理漏洞。殊不知,公司对各类印章管理的不规范、不严谨,一旦管理失控,将极大可能给公司带来巨大的风险隐患。
一、因印章管理不善引发巨额损失的案件
2014年2月,甲公司因业务需要,将原圆形合同专用章更换成方形。因疏忽,未登记收回或销毁,由李某保管。两个月后,李某辞职。后甲收到一传票,知李某用甲作废公章,同一家商场订立了购销合同,收定金30万元后,下落不明。商场遂以违约为由,要甲公司双倍返还定金60万元。本案中,由于印签已在工商行政管理机关登记备案,甲公司在更换合同专用章后,却并未由工商行政管理机关登记收回或销毁,说明该合同专用章对外仍具有法律效力。加之甲公司对该印签未妥善保管,表明甲公司存在明显过错。而商场并不知内情,当然有理由相信手持仍具有法律效力的合同专用章的李某具有代理权,所订合同当然有效,故甲公司应承担返还定金的责任。
二、公司印章管理常见误区
1. 缺乏明确的印章管理责任制:在很多企业中,印章的保管和使用往往缺乏明确的责任划分。不同种类的印章,如公司公章、财务章、合同章等,可能由不同的人保管和使用,但没有明确的责任人和责任范围。这容易导致违规私盖和越权用章等问题的发生。
2. 印章刻制与启用不规范:有些公司在印章刻制方面没有明确的业务流程和审批程序,只要业务需要,领导或部门就可以随意刻制印章。刻制后也没有下发正式启用文件,没有明确印章的使用范围和使用时间。此外,有些公司还可能在非公安部门指定的单位刻制印章,或者刻制后不在公安机关备案,这些都为印章的使用埋下了隐患。
3. 印章使用审批不严格:有些企业没有建立健全的印章使用审批制度,或者审批流程不严格。这容易导致印章的滥用和误用,给企业带来法律风险和经济损失。例如,在空白介绍信或空白纸张上用印,或者允许他人携带印章外出等行为,都可能给企业带来潜在的风险。
4. 印章保管不当:有些企业可能将印章随意放置,或者让印章离开管理人员的视线。这可能导致印章被盗用或丢失,给企业带来严重损失。此外,有些印章管理人员还可能将印章交给未经授权的人员使用,这也可能引发问题。
5. 忽视印章的监管与追溯:传统的印章管理方式往往难以实现对印章使用情况的实时监控和追溯。这可能导致在违规用章之前难以发现问题,而只能在问题发生后才采取行动。这增加了企业的管理成本和风险。
三、公司印章合规管理应采取的相关措施
1. 建立明确的印章管理制度:
2. 明确印章管理责任:
3. 规范印章刻制与启用:
4. 建立严格的印章使用审批制度:
5. 加强印章保管与监管:
6. 引入技术手段提高管理水平:
7. 强化员工培训和意识教育:
8. 建立违规处理机制:
印章是企业重要的法律凭证和财务工具,必须严格管理、规范使用。企业应该建立健全的印章管理制度和流程,加强对员工的培训和教育,提高员工的法律意识和风险意识。同时,企业还应该积极引入先进的技术手段,提高印章管理的安全性和便捷性,以防范类似事件的再次发生。
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